出欠管理とは、誰が来るのかを一人ひとりのはっきりした返事で把握して、キャンセルが出たときの手も用意しておくことです。友達や社会人仲間でやるサッカー・フットサルなら、5つのルールで回せます（部活やスクールの出欠管理とは少し事情が違うので、ここでは仲間内の試合の話をします）。どのルールもLINEグループだけで実践できます。そのうえで、手間を減らしたい人のために、Footinhoを使うとどうなるかも書いておきます。Footinhoは、友達同士のサッカーやフットサルの試合を企画できる無料・広告なしのアプリで、iPhone、Android、ブラウザで使え、非営利団体が運営しています。
ポイント
- 返事は3択だけ。
- 回答の締め切りを決める。
- 催促は1回、当日にリマインド。
- キャンセルに備えて補欠リストを作る。
- ドタキャンにはグループのルールで対応する。
はじめに：グループは何人がいい？
フットサル（5人制）で定員10人なら、グループは12〜14人を目指しましょう。毎回来る人が10人前後と、ときどき来る人が数人。これより少ないと誰かが休むたびに人が足りなくなり、多すぎると断ってばかりになります。
そして、コートは募集を始める前に予約しましょう。枠がもう埋まっていたら、集めた出欠がそのまま中止の連絡に変わります。
1. 返事は3択だけ：参加／未定／不参加
メッセージへの「👍」や「たぶん行ける」「また連絡する」は、返事に数えません。数えるのは参加、不参加、未定のどれか。しかも全員が同じ場所で答えることが大事です。それがあなたの出欠表になります。
もうひとつシンプルなルールを。「未定」は欠席として数える。未定は答える側にはラクですが、主催者にはラクではありません。前日までに「参加」に変わっていなければ、人数には入れないでおきましょう。
アプリなしなら: LINEグループの投票に、この3つの選択肢を作ります。個別メッセージではなく、必ず投票で答えてもらうよう伝えましょう。
Footinhoなら: 招待リンクをLINEのトークに貼って共有します。リンクを開いた人は「参加／未定／不参加」をワンタップで選べて、「8/10」のような人数カウンターは全員に見えます。
2. 回答の締め切りを決める
「木曜12時までに返事をください。」締め切りがないと、最後の人は当日に返事をしてきます。締め切りがあれば、前日には試合ができるかどうかが分かります。
1週間も待つ必要はありません。来たい人はたいていその日のうちに返事をくれます。2日たっても返事がない人は、忘れているか、断りにくいかのどちらかです。
アプリなしなら: 誘いのメッセージに締め切りを書いておきます。LINEの投票なら「回答締め切り日」も設定できます。
Footinhoなら: 試合の説明欄に締め切りを書いておけば、みんなが見る試合ページに表示されます。
3. 催促は相手をしぼって1回、当日にリマインド
グループ全体に催促すると、もう「参加」と答えた人をうんざりさせてしまいます。催促するのはまだ答えていない人だけ、試合の1〜2日前に1回です。前日には、「未定」の人に個別に連絡しましょう。「来れるかどうか、今夜中に教えてくれると助かる」は、グループよりも個別のほうがずっと効きます。
当日は、参加する人に最後のリマインド（時間、場所、コート名）を。「水曜だと思ってた」という人を防げます。
アプリなしなら: グループのメンバーと投票の回答を見比べて、答えていない人に個別に連絡し、当日のリマインドをグループに送ります。
Footinhoなら: アプリ内で招待したメンバーには、招待がメールと通知で届きます。まだ回答していない人にだけ、もう一度自動でリマインドが届きます。試合当日は、参加する人に試合の4時間前にリマインドが届きます。ただしLINEへのリマインドはなく、「未定」の人への連絡はあなたがする必要があります。
4. キャンセルに備えて補欠リストを作る
全員が参加と答えていても、キャンセルは出るものと考えておきましょう。特に試合前の24時間以内が多いです。
解決策は補欠リスト（キャンセル待ち）です。定員をぴったり決めて、満員になったあとに申し込んだ人は補欠リストで待ってもらいます。誰かが抜けたら、補欠リストの1番目の人が繰り上がります。20時の試合のために18時に代わりを探し回ることも、試合を中止にすることもなくなります。
アプリなしなら: 参加者リストの下に、返事が来た順で補欠を書いておきます。空きが出たら、1番目の人に個別に連絡します。
Footinhoなら: 試合で補欠リストをオンにしておくと、空きが出たときに1番目の人が自動で繰り上がり、本人に通知が届きます。前日になっても定員に達していなければ、主催者に知らせが届きます。
5. ドタキャンにはグループのルールで
いちばん効果があって、しかもお金のかからないルールです。一度、はっきり伝えておきましょう。
- 24時間以上前のキャンセル：問題なし。連絡ありの欠席です。
- 前日や当日のキャンセル：代わりの人を見つけるか、自分の分のコート代を払う。
- 連絡なしで来ない：コート代を払う。2回目からは優先して誘わない。
キャンセルに結果がともなうと分かれば、みんなちゃんと来るようになります。まったく返事をしない人には、もう催促しなくて大丈夫です。
Footinhoなら: 試合のあと、参加者は無断欠席、直前キャンセル、遅刻を報告できます。各プレーヤーのプロフィールには、招待への回答率と報告された回数が表示されるので、誘う前にどんな人か分かります。
LINEだけでは大変になってきたら
たまの試合なら、グループの投票でまったく問題ありません。限界が来るのは、グループが15人を超えて、試合が毎週あり、参加希望が定員より多くなったときです。補欠リストを管理する人も、催促する人もいなくて、毎週月曜に同じ出欠表を作り直すことになります。そんなときこそ、試合の出欠管理アプリが役に立ちます。
主催者の出欠管理スケジュール（出欠表の代わりに）
| いつ | やること |
|---|---|
| まず最初に | コートを予約する |
| 5〜3日前 | 定員と締め切りを書いて誘う |
| 満員になったら | 補欠リストに切り替える |
| 2日前〜前日 | 未回答の人に催促し、「未定」の人に個別に連絡する |
| 前日 | 人数を確認して、まとめのメッセージを送る |
| 当日 | 参加する人に時間・場所・コート名をリマインド |
| 試合のあと | ドタキャンした人をメモする（そしてルールどおりに対応） |
出欠確認のメッセージの書き方は？（文例）
日時、場所、定員、1人あたりの金額、回答の締め切り、答え方をまとめて書きます。たとえば「火曜20時〜21時半、◯◯フットサルコート。定員10人、1人1,500円。木曜12時までに投票で参加／未定／不参加を選んでください。11人目からは補欠です。」
次の試合でFootinhoを使ってみる
LINEで共有できる招待リンク、ワンタップの回答、自動リマインド、当日のリマインド、補欠リスト、前日の知らせ、プレーヤーの信頼度。このスケジュールのかなりの部分を、Footinhoが無料・広告なしで引き受けます。試合を作る →
➜ LINEとアプリ、どちらを使うか迷っているなら：LINEで出欠確認するには？投票の作り方とアプリの使い分け
